Zmiany są nieuchronną częścią rozwoju. W erze cyfrowej, procesy prawne również zyskują nowe, elektroniczne oblicze. W związku z tym przedsiębiorcy napotkają na wyzwania dotyczące dostosowania się do nowego systemu e-doręczeń. Zrozumienie, co to oznacza i jakie kroki należy podjąć, aby dostosować się do nowego systemu, jest kluczowe. Dlatego zachęcamy do zapoznania się z poniższymi wskazówkami.

Co to są e-doręczenia?

E-doręczenia stanowią elektroniczną alternatywę dla tradycyjnych listów poleconych, umożliwiając przedsiębiorcom oficjalną komunikację z urzędami w sposób cyfrowy. Jest to bezpieczny, wygodny i sprawny sposób wymiany oficjalnej korespondencji pomiędzy firmami a podmiotami publicznymi, takimi jak urzędy.

Harmonogram wprowadzenia

Wprowadzenie e-doręczeń nie odbywa się jednorazowo dla wszystkich przedsiębiorstw, lecz jest etapowe i zależne od różnych czynników, takich jak data założenia działalności czy rejestr, w którym firma jest zapisana. Najważniejsze daty to:

  • 10 grudnia 2023 – data dla podmiotów niepublicznych wpisanych do KRS od tego dnia;
  • 1 stycznia 2024 – termin dla firm wpisujących się do CEIDG po 31 grudnia 2023 roku;
  • 10 marca 2024 – dla podmiotów niepublicznych wpisanych do KRS przed 10 grudnia 2023;
  • 30 września 2025 do 30 września 2026 – okres dla podmiotów wpisanych do CEIDG do 31 stycznia 2023, jeśli dokonają zmian w rejestrze w tym okresie;
  • 1 października 2026 – dla podmiotów niepublicznych wpisanych do CEIDG przed 31 grudnia 2023, które nie dokonały zmian w rejestrze.

Proces wdrażania e-doręczeń – kroki, które należy podjąć

  1. Rozpoznanie grupy — ustal, w której z wyżej wymienionych grup się znajdujesz;
  2. Złożenie wniosku — aby założyć skrzynkę e-doręczeń, złóż wniosek online na www.biznes.gov.pl;
  3. Kompletowanie dokumentów — upewnij się, że Twój wniosek jest kompletny i prawidłowy, aby uniknąć dodatkowych opóźnień;
  4. Aktywacja adresu — po otrzymaniu e-maila z instrukcją, aktywuj swój adres e-doręczeń;
  5. Wpisanie do bazy — twoje dane zostaną dodane do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE) przez Ministra Cyfryzacji;
  6. Administracja skrzynką — w zależności od rodzaju rejestracji, wyznacz administratora skrzynki lub zarządzaj nią samodzielnie.

Kwestie finansowe

Założenie i korzystanie ze skrzynki e-doręczeń są bezpłatne. Jednakże, jeśli wyznaczysz pełnomocnika, który nie jest członkiem Twojej rodziny, konieczne będzie uiszczenie opłaty skarbowej za udzielone pełnomocnictwo.

Podsumowanie

Powyższe zmiany na początku mogą wydawać się nieco skomplikowane. Jednak przy odpowiednim wsparciu i dostępie do właściwych informacji, e-doręczenia da się wdrożyć sprawnie.
Jeśli masz pytania lub potrzebujesz pomocy prawnej w zakresie wdrażania e-doręczeń, nasza Kancelaria jest do Twojej dyspozycji.